Brug af billeder og videooptagelser

Offentliggørelse af billeder og videoklip på internettet af genkendelige personer betragtes som en behandling af personoplysninger, og derfor er kommunen altid dataansvarlig. Det indebærer, at vi er forpligtede til at skaffe skriftligt samtykke til at tage billeder og/eller optage video (inden det gøres), hvor de er medvirkende og kan genkendes. Der må ikke offentliggøres billeder/videoklip af børn, der er underlagt navne- og adressebeskyttelse. Det er vores ansvar ar sørge for det - så vær bekendt med hvem der er underlagt navne- og adressebeskyttelse.
 

Hvor må du offentliggøre billeder?

Er der indhentet samtykke må vi offentliggøre billeder/videoklip på kommunens egne platforme, som f.eks. SkolePortal og hjemmesider. Hvis der er afgivet særskilt/specifikt samtykke til det, gælder det også trykte medier, såsom plakater, pjecer, flyers og magasiner. Billeder, lyd- og videoklip må offentliggøres i AULA uden samtykke fra september 2022, da Datatilsynet har accepteret at det er væsentligt for skoler og dagtilbuds normale drift.
Billeder, der viser følsomme/fortrolige oplysninger, såsom religion, seksuel orientering og helbredsoplysninger, må ikke offentliggøres, medmindre der er afgivet et specifikt, dokumenteret samtykke til netop det.

Må du anvende billeder på sociale medier?

Ifølge Datatilsynet kan et samtykke ikke anvendes til at godkende offentliggørelse på de fleste sociale medier, såsom Youtube, Instagram og Facebook, da de er omfattede af lovgivning udenfor EU (hvor GDPR-forordningen ikke kan håndhæves).
Offentliggørelse af billeder/videoklip på disse medier skal derfor undgås.

Hvornår er der ikke krav om samtykke?

Der kræves ikke samtykke, hvis billeder/videoklip er optaget på steder, hvor der er fri adgang for alle - fx. til møder, arrangementer eller koncerter, hvor alle kan købe billetter. Der skal dog stadig altid tages hensyn: vi må ikke offentliggøre en situation, hvor en person kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket på anden vis - f.eks. fra sidste skoledag. Hensynet gælder i særlig grad børn under 13 og personer med særlige behov (f.eks. indenfor specialområdet).

Der kræves ikke samtykke, hvis et billede/videoklip kun bruges i intern sammenhæng på intranettet eller i et personalerum, hvor kun ansatte ser det. Det gælder også hvis optagelserne anvendes i undervisningsøjemed.
Der kræves ikke samtykke, hvis billeder og videoklip er beskåret eller redigeret, så personen ikke kan genkendes. Det gælder fx. videoklip fra svømmehallen eller andre følsomme situationer. Husk at billedtekster/alt-tekster ikke må indeholde navne på medvirkende.

Eksterne fotografer

Hvis optagelser/videoklip indhentes via en ekstern fotograf, skal pågældende fotograf normalt selv sørge for at indhente samtykke hos medvirkende - men vi skal sikre at det er gjort - eller gøre det selv. Det kan f.eks. være til et klassebillede.

Elevers egne billeder/udstyr

Optagelser, der bruges af elever i opgaver mv. er eleven/forældre selv ansvarlige for at sikre samtykke til - også hvis et billede deles med andre fra elevens egen private telefon/tablet. Det gælder dog ikke hvis eleven er blevet opfordret til at anvendelsen af en lærer, og/eller hvis optagelsen er foretaget med skolens eget udstyr (programmer på iPads, pc, Chromebooks). Så er kommunen stadig dataansvarlig, og skal indhente og dokumentere samtykke.

Sletning

Personer har altid ret til at trække deres samtykke tilbage. Det fremgår også af samtykkeerklæringen. Hvis samtykket trækkes tilbage, skal den enhed, der har fået taget billeder, sørge for at slette billeder/videooptagelser hurtigst muligt. Det gælder også hvis billeder/videooptagelser er offentliggjort på sociale medier, hvor det kan være svært. Derfor frarådes det at offentliggøre billeder/videoklip på sociale medier.

Hvis borgere anmoder om sletning af billeder/videoklip i AULA, skal vi efterkomme det, selvom vi har lov til at offentliggøre uden samtykke.

Allerede udleveret trykt materiale med billeder er vi ikke forpligtede til at skaffe tilbage, men vi må ikke uddele eventuelle restoplag. 
I visse tilfælde er det lovpligtigt at opbevare materiale med billeder udover 5 år, på grund af journaliserings/arkiveringspligt.

Arkivering af samtykkeerklæringer

Udfyldte samtykkeerklæringer skal opbevares hos enheden i mindst 5 år, hvorefter de kan destrueres. De skal opbevares sikkert - dvs. låst inde, men kunne fremfindes på anfordring.

Datatilsynets Tjekliste ved skolers brug af billeder og video